Twee jaar boekhouding in vier plastic tassen

De 20-jarige Daniëlle was een commercieel talent en haar kledingzaak liep behoorlijk goed. Dat dacht ze tenminste, totdat de Belastingdienst vragen begon te stellen. Over hoe het kon dat een winkel meer inkoop dan verkoop zou hebben en btw zou moeten terugkrijgen? Daniëlle had er geen antwoord op. Zij had samen met haar vader de btw-aangifte altijd 'schattenderwijs' gedaan. Ze schakelde Marcel van Administratiekantoor Maximaal in om orde in de chaos te scheppen.

Het eerste wat Marcel deed was een online boekhoudprogramma voor haar inrichten en de beschikbare gegevens invoeren. Dat was zeker geen simpele klus. De aankoopbonnen kon ze nog wel bij elkaar zoeken. Die kwam ze in vier plastic Albert Heyn-tassen langs brengen. Verkoopbonnen daarentegen had ze nooit aangemaakt. Ze had wel een kasregister en losse bonnetjes, maar dat was meer voor de klant dan voor zichzelf. Verkoop is inkoop plus 25 procent marge was haar redenering. Ze had er nooit over nagedacht dat de Belastingdienst wel bewijs van verkoop wilde zien.

'Ze had er nooit over nagedacht dat de Belastingdienst wel bewijs van verkoop wilde zien.'

Marcel probeerde de administratie zo goed en zo kwaad als het ging te reconstrueren, maar liep tegen een flink aantal problemen aan:

1. Ze had veel te weinig btw betaald, dus ze zou een enorme naheffing krijgen.
2. De verkopen waren niet meer 100% te herleiden.
3. De pintransacties kwamen niet overeen met de ontvangsten op de bankafschriften
4. De inkoopbonnen bleken ook niet compleet.
5. Sommige inkoopbonnen voldeden niet aan de eisen van de fiscus en mochten daarom niet worden gebruikt.
6. Ze had geen voorraadadministratie bijgehouden
    

'Pas toen de Belastingdienst haar administratie wilde controleren, zag ze de waarde van een goede administratie in. Niet alleen om de Belastingdienst tevreden te stellen, maar ook om een goede bedrijfsvoering te voeren.'

Het allergrootste probleem was dat Daniëlle niet vanaf het begin een boekhouder had ingeschakeld. Ze had zelf geen affiniteit met financiële en administratieve zaken en geen interesse om het te leren. Pas toen de Belastingdienst haar administratie wilde controleren, zag ze de waarde van een goede administratie in. Niet alleen om de Belastingdienst tevreden te stellen, maar ook om een goede bedrijfsvoering te voeren. Toen Marcel haar vroeg hoe ze dacht dat haar eerste jaar was verlopen, antwoordde ze: ‘Goed!’ Ze had flink verkocht en haar klanten waren enthousiast en tevreden. Omdat ze absoluut geen zicht had op haar financiën, had ze ook niets anders gehad om haar gevoel op te baseren. Ze schrok zich een ongeluk toen Marcel haar de verliezen van het eerste jaar liet zien. Als ze dat had geweten…

'Ze bleek een btw-schuld van meer dan 10.000 euro te hebben en het uitzoek- en reconstructiewerk van Marcel kostte inmiddels al duizenden euro’s.'

Marcel wist de administratie nog redelijk in elkaar te knutselen. Hij kon het voor ongeveer 90% verklaren naar De Belastingdienst. De financiële ramp voor Daniëlle was echter al compleet. Ze bleek een btw-schuld van meer dan 10.000 euro te hebben en het uitzoek- en reconstructiewerk van Marcel kostte inmiddels al duizenden euro’s. Ook hing haar nog een boete van de Belastingdienst boven het hoofd. Het duurde niet lang voordat zij haar winkel moest sluiten.

'Hij hoopt dat haar verhaal illustreert hoe belangrijk het is om je administratie vanaf de start van je bedrijf goed in te richten en daar hulp bij in te schakelen als je zelf niet over de benodigde kennis en vaardigheden beschikt.'

Marcel heeft inmiddels geen contact meer met Daniëlle en wacht nog steeds tot zij haar kledingzaak heeft verkocht en zijn laatste facturen kan betalen. Hij hoopt dat haar verhaal illustreert hoe belangrijk het is om je administratie vanaf de start van je bedrijf goed in te richten en daar hulp bij in te schakelen als je zelf niet over de benodigde kennis en vaardigheden beschikt. Een goede boekhouder kost misschien wat, maar is zeker een stuk goedkoper dan 15.000 euro.