We weten bijna allemaal wel hoe het zit als ondernemer: omzet – kosten = winst en alleen over die winst betaal je belasting. Het zou dus in jouw voordeel werken om die aftrekposten maar zo hoog mogelijk te krijgen. We zien van alles om ons heen gebeuren bij andere zzp'ers om die kosten maar omhoog te brengen. Maar hoe zit het nu echt? Wat mag je als zakelijke kosten rekenen, wat is dus aftrekbaar en wat niet? Welke BTW mag je wel meerekenen en welke niet? Hoofdkraan.nl, het platform voor zzp'ers, zocht het uit.

Wat zijn nu zakelijke kosten? Eigenlijk alle kosten die jij moet maken om je bedrijf redelijkerwijs te kunnen runnen. De belastingdienst oordeelt daar verder niet over. Heb jij de allernieuwste computer nodig met de allernieuwste Photoshop en Illustrator elk jaar of doe je je werk op je vaders oude laptop met een gratis Photoshop en Paint? Wat jij wil! Zolang je het maar kan hard maken en kan bewijzen met bonnetjes.

Kantoor

De huur van je bedrijfsruimte voor kantoor/winkel/restaurant en alle kosten die daarbij komen kijken, zoals energiekosten, verzekeringen, schoonmaakkosten etc., zijn uiteraard zakelijke kosten. Maar ook de inrichting: bureaus, stoelen, verf, vloeren, kasten mag je als aftrekbare kosten zien.

Mocht je thuis een werkplek hebben ingericht om te werken, dan moet het een afsplitsbare (verhuurbare) ruimte zijn met eigen sanitair waar je minimaal 30% van je inkomsten verdient, om het te kunnen zien als zakelijk. Op de website van de Belastingdienst vind je een handig hulpmiddel om te bepalen of je in aanmerking komt voor kostenaftrek. Mocht dat het geval zijn dan kun je een gedeelte van de huur en energierekening, schoonmaakkosten etc. aftrekken.
Kosten voor de inrichting van een werkplek in je huis in de keuken of in een extra kamer tellen dus niet mee als zakelijke kosten.
Dit onderwerp levert vaak discussie op. Neem bij twijfel contact op met je accountant en zorg voor voldoende documentatie.

Telefoon & internet

Mobiele telefoon en internet kosten kun je aftrekken als zakelijke kosten. Echter alleen het gedeelte dat je zakelijk verbruikt. Dit geldt ook voor het aanschafbedrag van je telefoon.
Om daar een schatting van te maken kun je een weekje bijhouden hoeveel telefoontjes/sms/internet je zakelijk gebruikt en hoeveel privé. Is dat 50-50 of meer 20-80? Het zakelijke gedeelte mag je als kosten rekenen. Bedenk wel dat de BTW aftrek ook slechts geldt voor het zakelijke deel.

Borrels, eten en drinken & studiereizen

Voor sommige kosten ligt het wat ingewikkelder en geldt er een bepaalde 'drempel'. Dit is zo voor:

  • eten en drinken, bijvoorbeeld lunch kosten (exclusief BTW)

  • 'representatie' kosten, zoals recepties, feesten, borrels en uitjes met opdrachtgevers of leads

  • studiereizen, congressen, excursies – voor verblijfskosten geldt een maximum van €1.500.

De drempel voor deze kosten is €4.500 (2018). Zolang je onder dit bedrag blijft kun je 80% als kosten afschrijven (en dus 20% moet je zelf betalen). Boven dat bedrag kun je alleen het bedrag wat je erover heen komt afschrijven.

Cursussen

Het zou natuurlijk ideaal zijn als je veel cursussen kan doen om up to date te blijven en de kosten daarvoor af kan schrijven. Maar let op: de cursus, opleiding of workshop telt alleen mee als zakelijke kosten als deze bedoeld is om de kennis die nodig is om jouw werk te kunnen doen te vergaren of op peil te houden. Zodra het gaat om nieuwe vakkennis, uitbreiding van je vaardigheden of werkveld, tellen ze niet mee als zakelijke kosten.
In het eerste geval tellen de uren ook mee in het urencriterium voor zelfstandigenaftrek, in het tweede geval niet.

Werkkleding

Er representatief uit zien is voor een zzp'er vaak wel belangrijk, dus afschrijven van werkkleding zou misschien logisch zijn. Maar let op: hier geldt de regel dat je de kleding echt alleen op het werk moet kunnen dragen, zoals een boerenoverall of bedrijfsuniform. Als het gaat om een T-shirt of trui, dan is het alleen aftrekbaar als er een logo of beeldmerk van minimaal 70cm² op staat.

Reiskosten

Kosten die gemaakt zijn om met het openbaar vervoer te reizen worden volledig vergoed. Maar bewaar wel je kaartje/het bonnetje of draai via de OV-chipkaart een overzicht uit. Hier geldt overigens een BTW tarief van 6% voor.

Reis je met de auto of de fiets? Dan geldt een vast bedrag van 19 cent per kilometer. Dat is echter wel als het een privé auto of fiets betreft die je dan “huurt” om zakelijk gebruik van te maken.
Je kan je auto of fiets echter ook als bedrijfsvermogen zien, dan is het een investering en kun je dat in 1 of meerdere termijnen aftrekken. Daarvoor moet de auto of fiets wel voor minimaal 10% zakelijk gebruikt worden. Reparaties, APK en dergelijke zijn dan ook zakelijke kosten.

Als je de gereden kilometers voor een auto of motor goed bij houdt volgens de regels dan is er geen bijtelling van toepassing. Maar kan er geen sluitende kilometeradministratie worden overlegd dat geldt een bijtelling afhankelijk van de uitstoot van de auto/motor (maximaal 25% van de cataloguswaarde). Daar bovenop komt dan nog jaarlijks een BTW bedrag voor die bijtelling (2,7 of 1,5% van de cataloguswaarde).

Gespreide kosten

Sommige kosten moet je over meerdere jaren spreiden. Dit is vooral zo bij de hogere bedragen, de investeringen in bedrijfsmiddelen boven 450 euro, en bij iets wat je aanschaft voor meerdere jaren. Dit heeft betrekking op: gebouwen, machines (zoals een computer, kopieermachine maar ook een tractor voor boerenbedrijven), auto's en je winkelvoorraad.
Denk bij kosten voor producten en diensten die je aanschaft voor meerdere jaren bijvoorbeeld aan een grote reclamecampagne voor drie jaar (wel vooraf afstemmen met je accountant) en vergunningen, licenties of sponsordeals.

Overige kosten

De andere 'kleine' kosten die je maakt zijn vrij gemakkelijk. Deze kun je afschrijven als zakelijke kosten. Denk dan aan: briefpapier, visitekaartjes, postzegels, vakliteratuur, bankkosten, advertenties in kranten of (vak)bladen, software, etc.

BTW-aangifte

Naast de aangifte omzetbelasting aan het einde van het jaar doe je ook een BTW-aangifte elke maand/kwartaal/jaar. Van de meeste kosten kun je de BTW bij de aangifte in mindering brengen van de BTW die jij verdiend hebt. Maar dat geldt niet voor alle kosten.
BTW over eten en drinken in horeca gelegenheden is niet aftrekbaar. De kosten excl. BTW kun je, zoals boven genoemd, wel in mindering brengen als zakelijke kosten. BTW over zakelijke overnachtingen mag je dan weer wel aftrekken.

Tot slot is het belangrijk overal bonnetjes van te hebben en dit minimaal 7 jaar te bewaren. Wordt er een factuur gemaakt, let er dan op dat deze op naam van de onderneming staat.

Bronnen: Belastingdienst, ZZP Nederland en Kubus Culemborg.

Heb je hulp nodig bij je Belastingaangifte of boekhouding? Zzp'ers op Hoofdkraan.nl helpen je graag verder.