Projectmanagement Ondersteuner

Wij zoeken naar een Projectmanagement Ondersteuner.

Inzet: 32 uur per week.

Omschrijving opdracht:
De Projectmanagement Ondersteuner is verantwoordelijk voor het operationeel ondersteunen van de uitvoering en bewaking van het project en eventueel ook van andere gerelateerde projecten. Je levert ondersteuning aan de projectmanagers, de manager projectbeheersing en indien nodig ook aan de leden van het projectteam.

Zo zorg je ervoor dat het projectteam efficiënt kan werken en inzicht heeft in de voortgang en status van projecten. Door ondersteuning te bieden aan de projectmanager(s), neem je werk uit handen, en zorg je dat projecten en project processen gecontroleerd verlopen. Tevens geef je de projectmanager(s) inzicht in de planning, voortgang, communicatie, budget en resultaat van de projecten.

Taken:
- het maken van afspraken, het bijhouden van agenda’s en het bewaken van deze;
- het zorgen voor een representatieve presentatie onder ander bij ontvangst van bezoekers;
- het voorbereiden van vergaderingen (het uitnodigen van deelnemers, het in overleg samenstellen van de agenda, het verzenden van de stukken, het bewaken van de voortgang van de besluitvorming/actiepunten, het regelen van vergaderruimte en catering)
- het notuleren van vergaderingen;
- het verzorgen van de dossiervorming;
- het regelen van workshops en borrels;
- het uitwerken van rapporten, brieven, nota’s;
- het archiveren van de projectdocumenten;
- indien nodig waarnemen van manager projectbeheersing;
- het functioneren als contactpersoon voor het uitrollen van applicaties en het bewaken van de uitrol;
- bijhouden van de lijst van gebruikers (van applicaties) en de lijst van contactpersonen binnen de (regionale) beheerorganisatie en uitvoeren van ondersteunende taken voor uitrol en applicatiebeheer;

Leveren van ondersteuning op inkooptrajecten, enkele voorbeelden zijn:
- projectmanagers ondersteunen bij de inkoopprocessen (via SAP);
- het verzorgen van (digitale) dossiers (in SAP) ter goedkeuring door o.a. projectmanagers, clustermanagers, directeuren en inkoopadviseurs;
- voortgang van de inkoopprocessen bewaken, en indien nodig signaleren en evt. alternatieven aandragen;
- de financiële administratie in SAP op orde brengen en houden in samenwerking met de afdeling bedrijfsvoering;
- bewaken van de looptijd van contracten en tijdig signaleren wanneer deze dreigen af te lopen;
- Ervoor zorgen dat de nu reeds bestaande templates voor documenten indien nodig worden aangepast en beschikbaar worden gesteld aan het projectteam;

Functie-eisen:
- minimaal MBO werk- en denkniveau bij voorkeur MEAO
- affiniteit met financiën, m.n. SAP ervaring
- relevante werkervaring en affiniteit met automatisering/beheer van applicaties
- accuratesse, kritische houding
- goede communicatieve vaardigheden
- samenwerkingsgericht en stimulerend
- proactief
- zelfstandig kunnen werken
- Flexibel
- meerjarige ervaring als Projectmanagement Ondersteuner
- ervaring binnen de overheid is een pré
- relevante werkervaring met ICT beheer processen is een pré