Als freelancer moet je stelselmatig je gewerkte uren bijhouden. Dit is niet alleen belangrijk voor een opdrachtgever, maar is ook noodzakelijk om te kunnen profiteren van ondernemersaftrek. Maar het bijhouden van een urenregistratie heeft ook voordelen voor jezelf. Zo krijg je inzicht in hoe je je tijd besteedt en kun je leren om efficiënter te werken.
 

Evalueren na elke opdracht

Door na elke opdracht je gespendeerde tijd te evalueren, raak je steeds meer bedreven in het inschatten van de tijdsduur van bepaalde werkzaamheden. Als een project dus is afgerond is het nuttig om per onderdeel van de klus te bekijken hoeveel tijd je eraan hebt gespendeerd. Misschien verbaas je jezelf over de lange tijd die je ergens voor nodig had. Of je ziet hoe snel je, boven verwachting, andere onderdelen hebt afgerond. Op sommige gebieden blijkt misschien dat je systematisch te hoog of te laag zit met je offerte. Juist het in kaart brengen van de niet direct productieve tijd die is gespendeerd aan een project, draagt ertoe bij dat je beter inzicht krijgt in wat je wel of niet bij je opdrachtgever kunt of mag declareren. Ook kun je op den duur beter een tijdsinschatting maken.
 

Exact factureren

Dankzij een urenregistratie kun je aan een klant inzichtelijk maken hoe het eindbedrag tot stand is gekomen. Dit is van onschatbare waarde als je een offerte hebt afgegeven op basis van een geschatte eindprijs. Dankzij het feit dat je alle gewerkte uren exact hebt bijgehouden kun je een definitieve eindschatting maken. Is er in de loop van het project iets gewijzigd in de briefing of hebben er onverwacht extra werkzaamheden plaatsgevonden, dan kun je dat door je bijgehouden uren makkelijk aantonen. Sommige conflicten zijn door zo’n nauwkeurige documentatie zelfs te voorkomen.
 

Urencriterium voor ondernemersaftrek

Maar een urenregistratie is niet alleen handig om zelf wijzer van te worden, het is ook belangrijk voor de Belastingdienst. Want ben je ondernemer en is je bedrijf een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid, dan kun je alleen van ondernemersaftrek profiteren als je voldoet aan het jaarlijkse urencriterium. Dit urencriterium moet je door administratie kunnen bewijzen, dus een urenregistratie is noodzakelijk.
 

Op papier of met een app

Door tijdschrijven houd je je gewerkte uren bij. Hoe vaker je dit doet, des te gemakkelijker het gaat. Maak hiervan dus een gewoonte en doe dit zeker tijdens de eerste twee jaar van je carrière als freelancer. Natuurlijk kan tijdschrijven op papier of in een agenda. Maar ook zijn er handige programma’s en apps die je hierbij helpen. Deze leggen de begin- en eindtijd vast. De meesten geven zelfs een overzichtelijk dag- of weekoverzicht van jouw werkzaamheden per project.

Door het bijhouden van zowel de uren die je aan de opdracht zelf besteedt, als alle tijd die je tussendoor besteedt, krijg je een exact beeld van al je werkzaamheden op een dag. Het leert je niet alleen hoe je taken efficiënter zou kunnen doen, je wordt je zo ook bewust van hoe je de dagen doorbrengt. Niets is zo frustrerend als ’s avonds het gevoel te hebben dat je niets hebt bereikt, terwijl je toch de hele dag ingespannen aan het werk bent geweest. Zeker als je als freelancer werkt vanuit huis, kunnen de dagen allemaal op elkaar lijken en kamp je misschien regelmatig met dit gevoel. Door dus je gewerkte uren bij te houden, word je je bewust van je productiviteit.