Op een gegeven moment werk je als freelancer aan meerdere opdrachten tegelijk. Voortdurend moet je de balans bewaren tussen verschillende klanten, deadlines en taken. De stroom e-mails is onophoudelijk en er komen steeds meer Word-documenten bij. Ga je niet systematisch te werk – dan verlies je de controle. Sla dus alles geordend op in verschillende mappen en bewaar zo het overzicht.
 

Noteer waar je mee bezig bent

Ben je nog maar net begonnen als freelancer en heb je nog niet zoveel klanten, dan kun je alles misschien wel in je hoofd bijhouden. Maar ongemerkt kan dit snel uit de hand lopen. Je krijgt het drukker en voor je het doorhebt – vergeet je iets. Zie je belangrijke dingen over het hoofd, verlies je de deadline uit het oog of schiet je in de stress. Voorkom dit alles en hou stelselmatig bij waar je mee bezig bent. Schrijf het op een vel papier, op een whiteboard of houd het digitaal bij in een spreadsheet. Welk middel je ook gebruikt: vermeld al je huidige klanten, de lopende projecten en het stadium van de verschillende werkzaamheden.
 

E-mailbeheer

Omdat je waarschijnlijk vaak e-mails verstuurt, moet je ook binnen je inbox het overzicht bewaren. Als je niet van tevoren nadenkt over een overzichtelijke structuur, wordt het hier binnen de kortste keren een puinhoop. En bij een succesvolle zakelijke relatie hoort ook het snel reageren op e-mails, dus mogen belangrijke e-mails niet aan je aandacht ontsnappen. Maak dus verschillende mappen aan en verdeel deze in ‘zakelijk’ en ‘privé’. Het is handig om voor iedere klant een map te hebben en hierbinnen submappen aan te maken met bijvoorbeeld ‘urgent’,’to do’ en ‘archief’. Sleep iedere e-mail van een klant meteen naar de betreffende map, of stel in dat deze mails hier meteen binnenkomen. Heb je je inbox georganiseerd, probeer dan je e-mail op een aantal vaste tijdstippen van de dag te lezen. Als je iedere e-mail meteen leest zodra hij binnenkomt, dan word je telkens afgeleid. Dit is niet efficiënt en komt je productiviteit niet ten goede.
 

Beheer van Word-documenten

Probeer net zo gestructureerd als in je inbox, te werk te gaan op je computer. Maar dus ook hier per klant verschillende mappen aan. De indeling ‘lopende opdrachten’ en ‘archief’ is hier een prima werkwijze. Binnen deze mappen kun je submappen aanmaken. Eén voor iedere opdrachtgever. Na afloop van de klus kun je alles wat afgerond is verplaatsen naar het archief. Sla documenten ook altijd zo op, dat door de naam meteen duidelijk is wat de inhoud is. Geef in deze naam ook de datum op van bewerking. Dit voorkomt onnodig gezoek en maakt het makkelijk om erachter te komen wat oudere of nieuwere versies zijn. Ook foto’s, tekeningen en pdf-bestanden die je van je klant krijgt toegestuurd, kun je het beste in een submap opslaan. Noem deze map bijvoorbeeld ‘bijlagen’ en vergeet ook niet een map aan te maken waarin je alle facturen overzichtelijk bewaart.
 

Houd dossiers bij

Na verloop van tijd heb je allerlei opdrachten afgerond. Veel werk zal je moeten bewaren. Denk aan foto’s en negatieven van ontwerpen, eerder uitgegeven brochures van je klant, nieuw voorbeeldmateriaal en prototypes. Maar ook offertes, notities, contracten en correspondentie. Het is geen verkeerd idee om dit alles bij te houden in een fysieke dossiermap. Dit kan simpel en goedkoop door per klant een grote stevige envelop te nemen, voorzien van een etiket met klantnaam en aanvangsdatum. Je kunt het ook professioneler aanpakken. Investeer dan in een archiefkast of archieflades met hangmappensysteem. Alle dossiers berg je dan overzichtelijk op, door ze in te delen in segmenten. Bijvoorbeeld: lopende opdrachten, afgeronde opdrachten, prospects, eigen administratie en divers.

Noteer je stelselmatig waar je mee bezig bent, ga je systematisch te werk in je inbox, op je computer en bewaar je klantgegevens, dan voorkom je zoveel mogelijk dat je het overzicht verliest. Ook kun je dankzij deze documentatie alles snel en zonder veel moeite terugvinden en kun je erop terugvallen als je in een conflict verzeild bent geraakt. Ten slotte is het documenteren ook noodzakelijk voor een correcte administratie.