Als freelancer moet je je bedrijf efficiënt leiden. Zoals bij elk bedrijf heb je geld nodig om mee te starten en vervolgens moet je voldoende omzet hebben om kosten te dekken en facturen te betalen. Deze geldstroom die door de onderneming vloeit, wordt ook wel de cashflow genoemd. Voor iedere ondernemer is kennis hierover erg belangrijk voor een financieel gezond bedrijf.
Starten met een bedrijf
Je hoeft geen kapitalen achter de hand te hebben als je als freelancer een bedrijf start, zeker niet als je hiernaast nog parttime of fulltime werkt. Toch is het verstandig om genoeg reserves achter de hand te hebben om een periode van minimaal drie maanden te overbruggen. Reserves zijn ook nodig voor onvoorziene situaties en het overbruggen van periodes van vakantie of ziekte. Voordat je daadwerkelijk start, is het aan te raden om een bedrijfsplan op te stellen en een overzicht te maken van alle kosten. Denk aan uitgaven op het gebied van marketing, boekhouding, verzekeringen, kantoorinrichting, apparatuur en onvoorziene kosten.
Zakelijke rekening en creditcard
Voor een goed overzicht in de cashflow in je bedrijf, is een zakelijke bankrekening onmisbaar. De transacties die je privé en zakelijk doet, blijven zo gescheiden en dit maakt ook de administratie een stuk eenvoudiger. Banken hebben verschillende voorwaarden en tarieven, dus vergelijk ze goed om te bepalen welke het beste past bij jouw bedrijf. Verder kan het handig zijn om een zakelijke creditcard aan te schaffen, voor als je vaak aankopen moet doen bij internationale webshops of instanties. Een creditcard geeft ook nog eens de mogelijkheid om, bij een lage cashflow, tóch aankopen te doen. Nadeel van een creditcard is wel de hoge rente, dus houd hier rekening mee. Als startende ondernemer kan het lastig zijn om een zakelijke creditcard te krijgen omdat je nog geen aantoonbare kredietwaardigheid hebt. Een alternatief is dan een persoonlijke creditcard die je uitsluitend zakelijk gebruikt.
Kennis over de cashflow is belangrijk
Met een zakelijke rekening krijg je als ondernemer al veel inzicht in de cashflow. Je ziet hoeveel geld er binnenkomt (positieve cashflow) en hoeveel er zakelijk uit gaat (negatieve cashflow). Kennis hierover is belangrijk, want hiermee kun je gemakkelijker zakelijke beslissingen nemen. In een bedrijf kan het immers wisselend zijn wanneer er geld binnenkomt. De ene maand bulk je van het geld, terwijl je de volgende maand in afwachting bent van nieuwe projecten of een klant die nog moet betalen. Een heel verschil met toen je misschien nog een vaste baan had en iedere maand op een vaste tijd een salaris kreeg.
Cashflowprobleem
Met een sterke, gezonde cashflow doen er zich geen problemen voor. In de ideale situatie komt er op de rekening meer geld binnen - dan er vanaf gaat. Maar het kan voorkomen dat je niet genoeg geld hebt om noodzakelijke uitgaven te doen. Als freelancer of zzp’er factureer je over het algemeen pas nadat je een opdracht hebt afgerond. Natuurlijk zijn er klanten die tijdig betalen, maar er zullen zich ook situaties voordoen waarbij je nog geld te goed hebt. Er wordt dan geen cashflow gerealiseerd. Moet je ondertussen wel rekeningen of vaste lasten betalen, dan heb je een cashflowprobleem. Want je hebt het geld dan wel te goed – het staat niet op je rekening. Een aanhoudend cashflowprobleem kan uiteindelijk leiden tot faillissement. Om duidelijkheid te scheppen in de geldstroom binnen jouw bedrijf, kun je een cashflowoverzicht maken. Op internet vind je voorbeelden die je erbij helpen.
Prognose van de cashflow
Als ondernemer ga je dus soms door onzekere tijden met weinig inkomsten. Het is fijn als je tijdens zulke momenten kunt terugvallen op een liquiditeitsplanning, zodat je een tamelijk exact beeld hebt van de cashflow en dus van kwetsbare periodes. Om zo’n prognose te maken, zet je in een spreadsheet de weken van het jaar naast elkaar en zet je in de linker kolom de kosten onder elkaar. Eerst komen de terugkerende uitgaven aan bod, met het bedrag hiervan in de betreffende week. Onder de terugkerende uitgaven noteer je ook de onregelmatige uitgaven en incidentele kosten. Weet je bijvoorbeeld dat je in september belasting moet betalen, dan noteer je het bedrag onder week 35. Ten slotte zet je de geschatte inkomsten onder de laatste week van iedere maand. Houd rekening met stille periodes, zoals vakanties. Omdat je pas nadat je een opdracht hebt afgerond geld ontvangt, schuiven alle inkomsten één tot twee maanden op. Werk je dus twee weken in mei, dan ontvang je waarschijnlijk pas in juni de betaling.
Break-even draaien
Als je weet wat de jaarlijkse kosten zijn en berekent hoeveel uur je jaarlijks kunt factureren, dan kun je een uurtarief uitrekenen. Met dit uurtarief draai je dan ‘break-even’: je hebt dan geen winst, maar kunt wel alle kosten dekken. Toch kun je, ondanks een goede planning, alsnog problemen krijgen met de cashflow. Bijvoorbeeld doordat schattingen van bepaalde budgetten in de werkelijk afwijken, of door dubieuze debiteuren. Stap bij een cashflowprobleem niet meteen naar de bank voor een lening. Hoewel dit een snelle oplossing is, leidt het op termijn tot een verlaging van de winst.