Zo ga je als freelancer om met dubieuze debiteuren

Iedere freelancer of zzp’er krijgt weleens te maken met dubieuze debiteuren: klanten waarvan het onzeker is of zij wel gaan betalen. Erg frustrerend, vooral als de factuur nooit wordt betaald! Veel freelancers denken dat het moeilijk is om hun factuur betaald te krijgen. Maar dit hoeft het niet te zijn. Belangrijk is het wel om meteen de juiste stappen te zetten. Je zult zien dat je dan in de meeste gevallen alsnog betaald krijgt.
 

Gevolgen voor je eigen bedrijf

Een dubieuze debiteur is iemand die opzettelijk probeert om een gedeelte van de factuur niet te betalen, iemand die zo lang mogelijk wacht met betalen óf iemand die helemaal weigert te betalen. Maar ook kan een dubieuze inning het gevolg zijn van een faillissement of van een meningsverschil. Hoe dan ook, een late betaling of géén betaling kan erg nadelig zijn voor je cashflow en voor de financiële gezondheid van je bedrijf. Het is dus niet verkeerd om als freelancer altijd een geldbuffer achter de hand te hebben. Het komt namelijk veelvuldig voor dat kleinere bedrijven moeten stoppen vanwege de late of slechte betalingen van hun klanten. Dit heeft immers als gevolg dat deze bedrijven hun eigen vaste lasten niet meer kunnen betalen.
 

Vermeld altijd duidelijk de betalingstermijn

Beperk het risico op wanbetaling zoveel mogelijk door duidelijk te zijn over je betalingstermijn. Zo weet de klant binnen hoeveel dagen hij moet betalen en is er geen twijfel mogelijk. Vermeld op de factuur dus prominent de betalingstermijn of de vervaldatum. Ook kun je de betalingstermijn vermelden in je algemene voorwaarden of in het contract dat je met de klant bent overeengekomen. Op dit alles kun je terugvallen bij een te late betaling.
 

Breng je klant een bezoek

Er zijn klanten die gewoon proberen om korting te krijgen. Ze zeggen bijvoorbeeld dat je niet alles hebt geleverd zoals op de offerte vermeld stond. Om dit soort conflicten te voorkomen, is het belangrijk om offertes altijd te laten tekenen door de opdrachtgever, zodat deze later als bewijs dienen. Leg afspraken vast in een overeenkomst van opdracht. Wil een klant om een andere reden de factuur niet volledig betalen, breng je klant dan eens een bezoek. Ga erheen met de gedachte dat de klant misschien wel een gefundeerde reden heeft om reductie van de hoofdsom te vragen. Wellicht is er sprake van een budgetoverschrijding. Wees tijdens het bezoek redelijk en probeer er samen uit te komen. Heb je op voorhand al de stekels overeind staan, dan is het misschien géén goed idee om een bezoek te brengen. Wijs de klant dan gewoon op zijn betalingsplicht en op alle bewijzen die je hebt en probeer grote conflicten te voorkomen.
 

Verhoog de herinneringsfactuur met een percentage

Overschrijdt een klant de betalingstermijn, dan is het jouw verantwoordelijkheid om meteen een herinneringsfactuur te sturen. Of bel eens om te vragen waarom de factuur niet wordt voldaan. Vaak is dit al voldoende voor betaling! Zo niet, dan is het een mogelijkheid om, bij een te late betaling, het oorspronkelijke bedrag bij iedere week uitstel met een percentage te verhogen. Zo probeer je klanten te ‘dwingen’ om alsnog tot betaling over te gaan. Neem deze regeling wel op in je algemene voorwaarden. Reken je trouwens niet rijk met deze extra percentages. Vecht de klant deze verhogingen namelijk aan, dan ben je nog verder van huis en ontstaat er zeker een slechte zakelijke relatie.
 

Schakel een incassobureau in

Als je een herinnering, een tweede herinnering én een aanmaning hebt gestuurd en de klant reageert helemaal niet – dan doe je er goed aan om de opdrachtgever of de administratie nog eenmaal te bellen. Meld in dit gesprek dat je genoodzaakt bent om een incassobureau in te schakelen als men niet binnen vijf werkdagen betaalt. Werkt dit niet, dan schakel je daadwerkelijk een incassobureau in. Er zijn incassobureaus die werken op basis van ‘no cure, no pay’. Gaat het bij jouw factuur echter om een relatief klein bedrag, dan kun je je ook afvragen of het misschien beter is om de factuur dan maar af te schrijven als onfortuinlijke kostenpost. Beter is het om er verder geen tijd en energie aan te spenderen. Natuurlijk is dit frustrerend en om woedend van te worden, maar probeer deze negatieve energie snel achter je te laten.
 

Niet-betaalde factuur in je boekhouding

Vaak heb je de niet-betaalde factuur al in je administratie verwerkt en heb je hierover omzetbelasting betaald. Het is dus belangrijk om de niet-betaalde factuur goed af te handelen in je administratie. Een optie is het versturen van een creditnota. Op deze manier verwerk je een negatieve opbrengstfactuur in je boekhouding en wordt de teruggave van btw als het ware direct verleend. Gaat het echter om een relatief groot bedrag, dan kun je de vordering bij de Belastingdienst aanmerken als ‘oninbaar’ en de betaalde btw terugvragen. De vordering moet dan in ieder geval één jaar ná de uiterste betaaldatum van de factuur als oninbaar worden aangemerkt. Er hoeft voor de teruggaaf geen apart verzoek te worden ingediend. Alles over hoe deze teruggave in z’n werk gaat, lees je hier. 
 

Tip voor een vlotte betaling

Een manier om facturen vlot betaald te krijgen, is door klanten een korting te verlenen bij een snelle betaling. Geef bijvoorbeeld 2% korting op het totaalbedrag als er binnen twee weken wordt betaald. Uiteraard kun je deze regeling in je algemene voorwaarden opnemen. Houd er wel rekening mee in de prijsstelling van je offerte, zodat je jezelf niet te kort doet.

Krijg je dus te maken met dubieuze debiteuren, dan moet je altijd stappen ondernemen. Doe je dit niet, dan kun je sowieso wel fluiten naar je geld. Onderneem je stappen, dan merk je waarschijnlijk dat de meeste klanten wel betrouwbaar zijn en afspraken alsnog nakomen. Maar misschien krijg je ook wel écht te maken met oneerlijke klanten. Achteraf blijkt dan dat je niet met hen in zee had moeten gaan. Probeer als freelancer van deze situaties te leren en vermijd dit soort dubieuze klanten in de toekomst.