Voordat je aan een opdracht begint, moet je met de opdrachtgever afspraken maken. Pas als helemaal transparant is wat je van elkaar verwacht, kun je aan de klus beginnen. Zo creëer je een succesvolle samenwerking en voorkom je onenigheid. Belangrijk is het dus om te zorgen dat je tijdens een briefing antwoord krijgt op al je vragen.
Begin pas nadat alles duidelijk is
Jouw verstuurde offerte is akkoord en je kunt starten met de opdracht! De meeste freelancers en zzp’ers bevinden zich dan op bekend terrein, want ze weten wat ze kunnen en waar ze goed in zijn. Maar als beginnend freelancer kan het inventariseren van een opdracht lastig zijn. Je hebt hiermee immers nog geen ervaring. Onthoud dat je pas met de opdracht begint nádat alles je duidelijk is. Door duidelijk afspraken te maken over de opdracht én over de samenwerking, voorkom je meteen teleurstellingen en conflicten.
Stel van tevoren vragen op
Zonder voldoende informatie kun je niet aan de slag. Tijdens een briefing spreek je dus alles door. Per klant en per project verschilt het welke informatie je krijgt. Bij de ene klant zal de briefing een fluitje van een cent zijn omdat alles perfect gedocumenteerd is, bij de ander staat er niets op papier en moet je overal dus zelf achter zien te komen. Het beste is het om al vooraf vragen op te stellen. Bedenk welke antwoorden vereist zijn op vragen die ervoor zorgen dat je de opdracht tot in de puntjes kunt uitvoeren. Bereid je eventueel geestelijk voor, door te doen alsof je al met de klant aan tafel zit of hem telefonisch spreekt.
Verwachtingen over de opdracht
Maak afspraken over op welke wijze je de opdracht gaat aanpakken. Zorg dat ieder aspect van de opdracht zorgvuldig wordt doorgenomen. Zo bereik je dat jullie dezelfde visie delen over het doel dat bereikt dient te worden. Misschien overdreven, maar als je niet dezelfde visie hebt, dan kan het zijn dat jij na een briefing naar huis gaat met het idee een sobere website te maken zonder al te veel toeters en bellen – terwijl je klant het idee heeft dat hij een site krijgt met veel Flash animaties en krullen en franjes.
Specificaties bij een groot project
Is de opdracht die je gaat doen een groot project, dan is een ‘standaard’ briefing niet voldoende. Door het project te specificeren wordt duidelijk hoe jij het project gaat invullen en of dit aansluit bij de wensen van je klant. Door zo gedetailleerd het project door te nemen, kun je zelf gemakkelijk per onderdeel een tijdsinschatting maken. Hierdoor bereken je gemakkelijker het uiteindelijke eindbedrag en het helpt voorkomen dat de opdrachtgever tijdens het project nog wijzigingen of toevoegingen doet. Blijken omvangrijke wijzigingen toch noodzakelijk, dan kun jij je beroepen op je oorspronkelijke offerte en kun je het extra werk uitvoeren als meerprijs.
Verwachtingen over de samenwerking
Net zo belangrijk als de verwachtingen over de opdracht, is het om te bespreken welke feedback en samenwerking je verwacht van je opdrachtgever. Dit komt de zakelijke relatie ten goede. Er zijn veel verschillende klanten die allemaal op hun eigen manier samenwerken. Het kan dus geen kwaad om jouw klant duidelijk te maken hoe jij de samenwerking het liefst ziet. De meeste klanten geven bijvoorbeeld onmiddellijk feedback na afloop van een fase, maar er zijn ook klanten die zich constant met het project bemoeien. Maak deze meteen duidelijk dat dit niet de bedoeling is en dat je het niet op prijs stelt.
Totale tijdsduur van het project
Zorg dat je klant op de hoogte is van de verschillende fases van de opdracht. Gaat het om een eenvoudige opdracht, dan volsta je met het noemen van een einddatum. In alle andere gevallen moet je de klant exact laten weten wat hun input is, wat de tijdslimiet hiervoor is en dat een te late aanlevering consequenties heeft voor je eigen tijdschema. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de klant materiaal moet aanleveren, of medewerking moet verlenen bij het zoeken naar een geschikte locatie voor een fotoshoot. Maak je over dit alles geen afspraken, dan riskeer je dat je pas een dag voor jouw deadline materiaal krijgt aangeleverd. Het werkt stukken relaxter als je klant exact weet waar hij aan toe is. Dan ontvang je tussendoor ook geen ongeruste telefoontjes of e-mails over hoe de stand van zaken is.
Maak notities
Zit je tijdens een briefing bij de klant, maak dan notities en werk die na afloop zo snel mogelijk uit. Deze kun je vervolgens aan de klant voor akkoord voorleggen. Maak je geen notities, dan mis je gegarandeerd belangrijke informatie – al luister je nog zo goed. Ook kun je je na afloop misschien niet meer exact herinneren wat er precies is gezegd. Vooral als je klant enthousiast en in uptempo over het project vertelt, terwijl je ook nog moet reageren, glimlachen en je zenuwen de baas moet worden, is het opslaan van alle informatie een hele uitdaging. Wil je geen notities maken, vraag dan of de opdrachtgever het goed vindt als je het gesprek opneemt met je telefoon.
De briefing is dus misschien wel een van de meest belangrijke onderdelen van een nieuwe opdracht. Hiermee voorkom je dat het project uitloopt op een ramp. Maar ook is de communicatie tijdens een project belangrijk. Houd tijdens het traject de vinger aan de pols. Van tevoren zijn alle consequenties moeilijk te overzien. Spreek dus af dat jullie samenwerking erbij gebaat is om elkaar meteen op de hoogte te stellen als iemand iets te binnen schiet. Deze communicatie met een klant zal als vanzelf gaan als je klantvaardig bent.