Hoe je als freelancer een succesvolle zakelijke relatie opbouwt

Het is fijn als je als freelancer een plezierige relatie hebt met klanten. Niet alleen voor de klant, maar ook voor jezelf. Er liggen dan misschien wel herhaaldelijke opdrachten in het verschiet. Aan een succesvolle zakelijke relatie moet je wel werken. Net zoals bij een persoonlijke relatie, is er sprake van bepaalde verwachtingen en behoeftes.
 

1. Verwachtingen verschillen per klant

Als freelancer ben je dienstverlener bij uitstek. Niet alleen is klantvaardigheid belangrijk, ook moet je altijd rekening houden met de wensen van de klant. Per klant kunnen deze verschillen. Probeer bij een nieuwe klant dus zo snel mogelijk te ontdekken wat hij of zij belangrijk vindt. Zo hecht de een waarde aan binnen het budget blijven en hecht de ander waarde aan een tijdige afronding. Weer een andere klant vindt het vervelend als je niet direct bereikbaar bent of wil constant op de hoogte gehouden worden. Naarmate je meer klanten krijgt, krijg je meer ervaring en kun je steeds beter inspelen op allerlei wensen.
 

2. Laat ook merken wat jouw wensen zijn

Voor een succesvolle en plezierige relatie met een klant, zijn jouw eigen behoeftes ook belangrijk. Denk aan het krijgen van feedback, een tijdige betaling en begrip voor de tijd die het kost om een project af te ronden. Sommige klanten houden rekening met jouw behoeftes, maar bij anderen moet je soms explicieter zijn over wat je van hen verlangt. Het kan wat ongemakkelijk aanvoelen om jouw wensen duidelijk te maken, maar probeer dit wel te doen. Als jouw wensen worden gerespecteerd, kun jij zo optimaal mogelijk werken.
 

3. Een problematische relatie

Freelancers en zzp’ers kunnen gefrustreerd raken en geven hiervan vaak hun klanten de schuld. Of de klant is niet tevreden, óf geeft niet genoeg feedback, óf verwacht voor een dubbeltje op de eerste rij te zitten. Zijn deze irritaties bij jou het geval, realiseer je dan dat deze vaak worden veroorzaakt doordat de gemiddelde klant er geen benul van heeft wat je eigenlijk doet. Klanten kunnen soms maar moeilijk inschatten hoeveel kennis of speciale apparatuur ergens bij komt kijken en hoeveel tijd en geld dit kost. Deze onwetendheid leidt tot onrealistische verwachtingen en dus tot een problematische relatie.
 

4. Voorzie de klant van informatie

Om onwetendheid bij klanten tegen te gaan, moet je ze dus van de nodige informatie voorzien. Natuurlijk hoef je niet de finesses van jouw werk uit de doeken te doen, maar leg wel uit wat je plannen en werkzaamheden zijn. Maak duidelijk waarom je kiest voor jouw werkwijze en overtuig de klant ervan dat door deze keuze geld bespaard kan worden, of dat de opdracht dan eerder af is, of dat deze werkmethode juist voor hun bedrijf van belang is. De opdrachtgever zal jouw redenen beter begrijpen, zal realistische verwachtingen hebben en zal overal makkelijker mee instemmen omdat hij inziet dat je gelijk hebt.
 

5. Zorg ervoor dat je altijd bereikbaar bent

Probeer altijd bereikbaar en beschikbaar te zijn. Dit is misschien wel het belangrijkste in een zakelijke relatie. Onderschat deze vorm van dienstverlening niet. Zorg er dus voor dat je altijd telefonisch bereikbaar bent en dat je e-mails binnen een paar uur beantwoordt. Heb je geen tijd en hik je tegen een deadline aan, reageer dan dat je er snel op terug komt – en doe dat vervolgens ook. Zo geef je de indruk dat je beschikbaar bent en wilt helpen. Laat je e-mails dagen onbeantwoord, dan maak je een slechte indruk. Wees ook punctueel in afspraken en deadlines. Handig is het dus om je kantooruren af te stemmen op die van de klant. Ook al staat bij freelancen jouw vrijheid hoog in het vaandel. De klant zal zich namelijk niet zo snel aanpassen aan jouw ‘openingstijden’.
 

6. Schenk je klant aandacht

Naast een goede communicatie en bereikbaarheid, moet je proberen om je klant ook genoeg aandacht te schenken. Wees dus behulpzaam en stel je vriendelijk op. Niet kortaf, maar ook niet lang van stof. E-mail bijvoorbeeld niet terug in oneliners. Schrijf altijd in meer dan een paar woorden, ook als er niet veel valt te melden. Schrijf dus niet: ‘Fijn, dank je’, maar: ‘Hallo Gerard, ik heb je bijlage ontvangen. Dank je voor het toezenden. Nu is me duidelijker wat je precies bedoelde. Vriendelijke groet’. Houd de klant ook, zonder dat ze erom vragen, op de hoogte van de voortgang. Door een goede communicatie tijdens een opdracht, kom je als een betrouwbare partner over.
 

7. Onthoud persoonlijke dingen

Dé sleutel tot een succesvolle zakenrelatie, is dat je soms zelfs meer geeft dan de klant nodig denkt te hebben. Dit hoeft je helemaal niet veel tijd te kosten. Informeer eens naar een verjaardag, jubileum, hobby’s en de naam van een partner of kinderen. Stuur op bijzondere dagen eens een kerst- of verjaardagskaart. Geef klanten hiernaast een keer een speciale prijs voor hun trouwe klandizie of geef een interessante tip. Je zult zien dat zulke attenties geweldig op prijs worden gesteld. Het toont aan dat je geïnteresseerd bent. Zet persoonlijke zaken in het dossier om ze te onthouden en ‘scoor’ er op een later tijdstip mee.

8. Van goed naar geweldig

Als je je als freelancer of zzp’er inzet voor een zakelijke relatie, rekening houdt met al het bovenstaande en soms zelfs iets extra’s doet, dan verleen je geen goede service, maar een geweldige service. Van een succesvolle samenwerking kun je later de vruchten plukken. Toch kan er ook bij een zakelijke relatie sprake zijn van pieken en dalen. Soms moet je voor de ene klant meer moeite doen dan voor de andere klant. Zelfs de meest ervaren freelancer krijgt weleens te maken met onenigheid, klachten of problemen. Hoe je hiermee omgaat en hoe je deze oplost, lees je in het artikel ‘Hoe je als freelancer omgaat met conflicten’.