Zo ga je als freelancer om met grote projecten

Het is als beginnend freelancer een feestje waard: je hebt je eerste grote opdracht binnengesleept. Maar er komen ook meteen vragen bij je op. Want grotere projecten brengen soms grotere problemen met zich mee. Je wilt het liefst zo weinig mogelijk risico lopen. Verstandig is het dus om een aantal maatregelen te nemen.
 

Problemen waar je tegenaan kan lopen

In een grote opdracht gaan heel wat uurtjes werk zitten. Dat is super! Maar het liefst krijg je die uren zo snel mogelijk uitbetaald. Je wilt niet een lange periode werken zonder betaald te krijgen. En hoe zit het met de kosten die je moet maken? Ga je die declareren, doorberekenen of doorschuiven? Als je alles zelf voorschiet, loop je het risico dat er onverhoopt wat mis gaat – met alle gevolgen van dien. Het is dus slim om de opdracht tijdens de briefing goed door te spreken en afspraken te maken.
 

Deel het project op meetpunten

Als je een groot project specificeert, dan deel je hem op in verschillende onderdelen. Het is heel gebruikelijk om binnen het gehele traject meetpunten vast te stellen. Deze meetpunten ronden bepaalde aspecten van het project af. Zo kan een ICT’er een meetpunt vaststellen bij de afronding van het onderdeel ‘bouw’ en bij de afronding van het onderdeel ‘bug vrij’. De klant krijgt zo meteen een goed inzicht in de voortgang van het project. Dreigen er zaken uit de hand te lopen, dan kan zo’n meetpunt het signaal zijn dat er iets bijgesteld moet worden. Denk aan de tijdsinschatting, als de praktijk uitwijst dat de deadline te krap is.
 

Een gefaseerde betaling

Aan de meetpunten binnen een project is vaak ook een betaling gekoppeld. Hiermee dek je al veel risico’s af. Hoe groter het project, des te meer meetpunten. In een overeenkomst kun je laten opnemen dat er per behaald meetpunt een factuur gestuurd wordt en dat een betaling zal volgen. Als je dit van tevoren afspreekt met je opdrachtgever, dan krijg je in termijnen betaald en hoef je niet te wachten tot het gehele project is afgerond. Dit komt je cashflow ten goede, wat belangrijk is voor een gezond financieel bedrijf. Deze gefaseerde betaling vermindert ook het risico in het geval je zakendoet met een onbekende klant, bijvoorbeeld uit het buitenland. Deze klant wil een afgerond project en zal dus betalen – anders ga jij immers niet verder met het volgende onderdeel van de opdracht.
 

Nieuw onderdeel – nieuwe motivatie

Werken aan een groot project kan je op een gegeven moment tegen gaan staan. De motivatie is dan ver te zoeken. Meetpunten werken in dit geval prima als psychologische markers. Door het werk dusdanig in te delen dat je in feite iedere keer aan een nieuw kort traject begint, kunnen zowel jij als je opdrachtgever zien dat de werkzaamheden gestaag vorderen. Met frisse moed begin je elke keer aan een volgend onderdeel. Het houdt je georganiseerd en dit komt meteen je productiviteit ten goede.
 

Kosten declareren

In het bedrijfsleven is het dus niet vreemd dat je kosten maakt terwijl je aan een project werkt. Gaat het om kleine kosten, declareer die dan meteen. Laat je klant niet wennen aan het feit dat hij voor bepaalde zaken niets hoeft te betalen. Dit kan de zakelijke relatie onder druk zetten. Zorg er daarom voor dat je elke uitgave documenteert. Denk je kosten te moeten maken maar weet je nog niet precies hoeveel, neem ze dan toch alvast op als ‘voorziene uitgaven’ in je kostenraming.
 

Kosten met een percentage verhogen

In plaats van alle kosten te declareren, kun je ze voor eigen rekening nemen. Het is niet ongewoon om deze door te berekenen aan je klant met een standaard verhoging van 25%. Dit percentage dekt de kosten die je maakt voor de tijd die je spendeert aan bijvoorbeeld het regelen van een koerier, het zoeken naar een provider of het onderhandelen met een onderaannemer. Ook dekt het percentage het risico dat je met voorfinanciering loopt. Soms moet je zelfs een hoger percentage doorberekenen. Dit kan het geval zijn als je slechts een klein bedrag aan gemaakte printkosten doorberekent. De 25% die je dan extra rekent zal niet kostendekkend zijn voor de tijd die je eraan gespendeerd hebt.
 

Kosten door de opdrachtgever zelf laten betalen

Het kan verleidelijk zijn om met regelmaat 25% over de kosten door te berekenen. ‘Lekker snel verdiend’, denk je misschien. Maar bedenk eens wat de gevolgen zijn als je drukwerk van grote omvang voorfinanciert. Gaat er onverhoopt wat mis, dan kan je dat de kop kosten. Misschien is je opdrachtgever niet tevreden over het eindresultaat. Hoe kun je dan de kosten dragen voor een herdruk? In dit soort gevallen moet je overwegen om de opdrachtgever zélf de factuur te laten betalen. Je schuift dan het risico door. Vertel de klant eerlijk dat je zo’n groot bedrag niet kunt voorfinancieren en dat je zult regelen dat de leverancier hem rechtstreeks factureert.

Door dus een groot project op te delen in meetpunten en vanaf het begin duidelijkheid te scheppen over de kosten, zorg je voor zekerheid. Maak je geen duidelijke afspraken met je opdrachtgever, dan kan de zakelijke relatie onder druk komen te staan en kun je te maken krijgen met vervelende conflicten. En wil je een groot project wel aannemen, maar kun je het werk alleen eigenlijk niet aan? Dan kun je uitbesteding overwegen, waarbij je een freelancer inhuurt die een deel van het werk op zich neemt.