Als freelancer moet je regelmatig een tijdsinschatting maken. Niet alleen is dit belangrijk voor de uiteindelijke prijs van een opdracht, maar ook is dit belangrijk voor het vaststellen van een deadline. Als beginnend freelancer kan het inschatten van de tijd lastig zijn. Gelukkig zijn er een aantal factoren die je houvast kunnen geven.
 

Belang van een goede tijdsinschatting

Voor de offerte heb je waarschijnlijk een ruwe tijdsinschatting gemaakt. Heb je de opdracht daadwerkelijk binnengehaald, dan wordt er een einddatum van je verwacht. Je moet dus inzichtelijk maken hoeveel tijd je nodig hebt om het project kant en klaar af te leveren. Naarmate je langer freelancet kun je dit steeds beter, maar als starter heb je vaak nog geen ervaring met een urenregistratie en kan het inschatten dus lastig zijn. En een goede schatting is erg belangrijk. Want je kunt jezelf behoorlijk in de vingers snijden met een verkeerde inschatting! Omdat je met een uurtarief werkt, kan dit je hele ingeschatte eindbedrag een ferme slag toebrengen, maar ook kan het je in tijdnood brengen bij een opvolgende opdracht.
 

Verdeel de opdracht in porties

Om de tijdsduur van een opdracht in te schatten, verdeel je het project in verschillende onderdelen. Deze onderdelen kun je vervolgens in overzichtelijke ‘porties’ verdelen. Vooral als je nog niet zo ervaren bent, is dit een bruikbare manier om niets essentieels over het hoofd te zien. Ook wordt het zo voor je klant inzichtelijk hoe jij te werk gaat en waar zijn geld aan wordt uitgegeven. Deze openheid komt je zakelijke relatie ten goede. Vergeet ook niet om in je specificatie zaken op te nemen als klantcontact, contact met andere partijen, onderzoek en inventarisatie.
 

Houd rekening met andere werkzaamheden

Nu je de opdracht in porties hebt opgedeeld en inzichtelijk hebt gemaakt hoeveel tijd alles je kost, kun je een einddatum vaststellen. Een grote valkuil voor freelancers is om ervan uit te gaan dat een project van veertig uur in een werkweek gedaan kan worden. Zelfs al heb je geen andere bezigheden in die week, dan is dit onhaalbaar. Haastklussen en kleine taken als het maken van e-mails en facturen, het onderhouden van klantcontacten en marketing, kosten immers tijd. Houd hiermee dus rekening als je een tijdsschema opstelt. Ruw geschat is het niet onlogisch om 30% van je werkweek hiervoor vrij te houden, dus per drie uur werk – reken je één uur voor andere werkzaamheden.
 

Geef de opdracht een bepaalde urgentie

Bij het vaststellen van de einddatum moet je ook vaststellen hoe belangrijk de opdracht is in verhouding tot andere lopende projecten. Inventariseer de opdrachten die je in je agenda hebt staan op urgentie. Zo kunnen sommige opdrachten voorrang krijgen, omdat ze meer geld opleveren, omdat het een interessantere klant is of omdat er spoed achter zit.

Bedenk bij het maken van een tijdsinschatting altijd dat de klant jou betaalt om een opdracht voor hem uit te voeren. Het is dus niet alleen jouw verantwoordelijkheid om een goed resultaat af te leveren, je moet dit ook tijdig doen. Maak dus altijd een reële inschatting en voorkom het uitlopen van het tijdsschema. Lever je vervolgens een goede kwaliteit én haal je de deadline, dan zal dat je reputatie zeer zeker ten goede komen. Blijkt na een aantal opdrachten dat je toch met enige regelmaat in tijdnood komt, dan is er op het gebied van productiviteit misschien winst te behalen.