Zo stel je als freelancer een reële offerte op

Als freelancer ga je vaak offertes versturen. Potentiële klanten ontvangen voorafgaand aan een opdracht namelijk graag een prijsopgave. Je moet dus een scherpe offerte opstellen om de klant over de streep te trekken. Maar ook moet de offerte duidelijk en reëel zijn om problemen achteraf te voorkomen.
 

Het belang van een reële offerte

Een offerte is een aanbod om iets tegen een bepaalde prijs te doen of te leveren. Je stuurt de offerte bijvoorbeeld na succesvolle acquisitie. Maar ook kan een opdrachtgever bij meerdere freelancers een offerte opvragen en vervolgens kiezen voor de meest gunstige. Je wilt als freelancer de opdracht binnenslepen en dus kan het in het begin verleidelijk zijn om een scherp tarief te rekenen. Toch moet je wel reëel blijven. Als de factuur achteraf veel hoger uitvalt dan de offerte aanvankelijk vermeldde, dan moet je dit óf voor je eigen rekening nemen, óf je moet het doorberekenen aan de klant.
 

Maak de offerte aantrekkelijk

Omdat jouw offerte misschien met die van meerdere freelancers concurreert, moet je ervoor zorgen dat die van jou geen twijfels oproept. Vraag de klant wat zijn wensen zijn en laat je offerte hier zo goed mogelijk op aansluiten. Laat de offerte er ook aantrekkelijk uitzien. Maak hem op in de huisstijl en gebruik geen vaktermen. Houd het overzichtelijk en stuur de offerte digitaal of per post toe onder begeleidend schrijven, waarin je verwijst naar bijvoorbeeld een eerder gesprek. Stuur je een papieren offerte, bied dan ook de mogelijkheid om te ondertekenen voor akkoord. Tekent de klant, dan heb je een juridische overeenkomst.
 

Gegevens op een offerte

Vermeld altijd de basisgegevens van jezelf en de klant. Maak duidelijk welke werkzaamheden binnen de offerte vallen en wanneer je van meerwerk spreekt. Eventueel kun je deze werkzaamheden uitsplitsen zodat de klant kan kiezen wat hij wel of niet laat doen. Vermeld het tarief of de totaalprijs, de berekende btw en geef eventueel ook aan hoe de planning eruit zal komen te zien. Geef dan wel aan onder welke voorwaarden deze planning gehaald wordt, bijvoorbeeld alleen bij een tijdige opdrachtverlening. Omdat je offerte niet eeuwig geldig is, noteer je de huidige datum en een geldigheidsdatum. Verwijs ook naar eventuele algemene voorwaarden en geef de offerte een uniek nummer. Op deze manier kun je hem later gemakkelijk terugvinden en het is handig voor je eigen administratie.
 

Het tarief: vaste prijs of nacalculatie

Het tarief kan een vaste prijs zijn voor de hele opdracht, maar kan er ook één zijn op basis van nacalculatie. Kun je de klant geen garantie geven over de eindprijs omdat het werk vooraf lastig in te schatten is, maak dan een schatting. Klanten geven waarschijnlijk de voorkeur aan een vaste prijs, omdat het hen zekerheid biedt. Achteraf komen zij dan niet voor verrassingen te staan. Voor jou als freelancer is een offerte met nacalculatie echter voordeliger. Je wordt immers betaald voor al het geleverde werk, ook al vermeldde je iets niet in de offerte. Wil je toekomstige klanten toch overhalen om akkoord te gaan met een offerte op basis van nacalculatie, geef dan de zekerheid dat een eventuele overschrijding van de kosten nooit meer zal bedragen dan bijvoorbeeld tien of twintig procent.
 

Offerte opdelen in verschillende onderdelen

Gaat het om een groot project, dan is het handig om deze in kleinere trajecten op te delen. Hierdoor kun je makkelijker het totale tarief voor het project vaststellen. De kleinere trajecten zijn behapbaar en overzichtelijk voor de klant en je kunt er een tijdschema aan koppelen. Kom je tijdens de opdracht toch in de problemen door onvoorziene omstandigheden of een verkeerde inschatting, dan kun je dankzij de gedetailleerde offerte teruggaan naar de essentie. Je ziet snel waar en wanneer je bent afgedwaald en je kunt je opnieuw focussen op het project. Ook voorkom je met het opdelen van de werkzaamheden dat je uiteindelijk werk doet dat je niet geoffreerd hebt.
 

Bereken kosten door

Voor het berekenen van de prijs, maak je een tijdsinschatting en vermenigvuldig je deze uitkomst met je uurtarief. Naast een vast tarief of een schatting van het eindbedrag, moet je in de offerte ook kosten doorberekenen. Zeker als het om een groot project gaat. Denk aan de tijd die je nodig hebt om een koerier te bellen of een freelancer in te huren, of kosten zoals printwerk, hosting en opslag. Het is heel gebruikelijk om deze kosten standaard te verhogen met 25%, zodat je deze tijdrovende werkzaamheden kostendekkend maakt en zodat je het risico van voorfinanciering compenseert. Twijfel je over hoeveel kosten je moet doorberekenen, blijf dan voor jezelf aan de veilige kant. Op deze manier krijg je achteraf geen spijt dat je te weinig hebt berekend.

Als je niet precies weet hoe een correcte offerte eruitziet in jouw branche, aarzel dan niet om iemand uit het vakgebied om advies te vragen. Als dat niet mogelijk is, vraag dan gewoon eens bij een soortgelijk bedrijf als het jouwe een offerte op en neem dat als leidraad. Heb je hierna als startende freelancer zelf de eerste offertes verstuurd, houd dan bij hoeveel er ‘scoren’. Door ze te analyseren, bereik je jouw optimale freelancetarief.