Misschien overweeg je als freelancer om wat werk uit te besteden. Bijvoorbeeld omdat je je bedrijf wilt uitbreiden. Of het uitbesteden lijkt noodzakelijk, omdat je gewoonweg meer werk hebt dan je aankunt. Of je hebt geen zin of geen expertise in bepaalde facetten van een opdracht. Om welke reden je het ook overweegt, het uitbesteden heeft voor- en nadelen.
Redenen om werk uit te besteden
Om verschillende redenen kun je werk dus uitbesteden. Zo kun je bewust meer opdrachten aannemen, omdat je wilt groeien met je bedrijf. Maar ook kan het zijn dat er veel opdrachten op je af komen die je alleen niet aankunt. Want al werk je nog zo hard, je kunt je als eenmansbedrijf niet in tweeën splitsen. Soms moet je dus wel keuzes maken en óf een opdracht laten schieten óf hem aannemen en uitbesteden aan een freelancer. Maar ook kan het zijn dat een opdracht van een klant meerdere werkzaamheden bevat. Zo wil een klant bijvoorbeeld niet alleen een website, maar wil hij er ook teksten op. Je kunt dan dus de hele opdracht aannemen en op zoek gaan naar een freelancer die thuis is in het bijkomstige werk.
Voordelen van uitbesteding
Het uitbesteden van werk heeft een aantal grote voordelen. Zo levert het je hogere inkomsten per maand op. Want naast je eigen uren, kun je ook nog de commissie van de gewerkte uren van de freelancer incasseren. Ook gaat de klant zo niet verder ‘shoppen’. Soms wil je een klant namelijk niet kwijt. Zeker niet als je een beginnend freelancer bent met een nog niet zo groot klantenbestand. Het is dan riskant om een klant af te wijzen. Maar zelfs al heb je een uitgebreid klantenbestand, dan nog wil je die vaste klant niet kwijt. Je hebt immers zo’n prettige zakelijke relatie, ze vormen een uitdaging of ze betalen gewoon erg goed. Een ander voordeel van uitbesteding is dat het een stap in de goede richting is wanneer je wilt uitbreiden met je bedrijf. Omdat je anders vast personeel moet aannemen, is deze methode minder riskant. Je bent zo immers niet permanent gebonden aan maandelijkse salarissen.
Nadelen van uitbesteding
Toch heeft het uitbesteden van werk ook veel nadelen. Het kan je namelijk veel stress opleveren. Want het lijkt misschien erg eenvoudig, de werkelijkheid kan heel anders uitpakken. Het kost je tijd en energie. Er komt veel administratie bij kijken, je moet allerlei offertes aanvragen, afspraken maken en communiceren met de ingehuurde freelancer. Deze communicatie is essentieel – maar kost veel tijd. Het is namelijk jouw taak om alle facetten van het werk zodanig over te brengen, dat het takenpakket voor de freelancer duidelijk is. Verder moet je gedurende het hele project de vinger aan de pols houden. Je hoeft niet constant te bellen en te e-mailen, maar moet wel regelmatig informeren naar hoever de werkzaamheden zijn en of deze binnen het afgesproken tijdschema afgerond zullen zijn.
Problemen bij uitbesteding
Jij bent als ‘hoofdaannemer’ volledig verantwoordelijk voor de ‘onderaannemer’. En dit is riskant. Want stel dat de deadline niet gehaald wordt, of dat de kwaliteit van het werk tegenvalt? Jij bent degene die het werk van je ingehuurde freelancer presenteert aan je klant. Bij een slechte dienstverlening komt je goede reputatie in gevaar. Verder duurt het soms even voordat je klant de factuur betaalt. Je kunt zelfs te maken krijgen met dubieuze debiteuren. Intussen moet jij wel de factuur van de ingehuurde freelancer betalen. Heb je zelf nog geen geld ontvangen en betaal je de freelancer toch al, dan kan dit leiden tot problemen met de cashflow. Spreek dus af met de klant dat hij een voorschot betaalt, of leg vast in de overeenkomst dat je na oplevering van elk traject een factuur stuurt. Dit is immers niet ongebruikelijk bij grote projecten.
Je klant verliezen aan je ingehuurde freelancer
Ondanks dat je besloten hebt om de opdracht aan te nemen, juist omdat je de klant niet wilt verliezen, kan dit alsnog gebeuren Je klant kan namelijk besluiten om rechtstreeks zaken te doen met de door jou ingehuurde freelancer om bijvoorbeeld kosten te besparen. Voorkom dit door van je ingehuurde freelancer te eisen dat hij zich zal gedragen alsof hij deel is van jouw bedrijf. Geef hem een eigen e-mailadres zodat er rechtstreeks onder jouw bedrijfsnaam gecommuniceerd wordt. Voorkom eventueel ook dat je opdrachtgever rechtstreeks in contact komt met jouw freelancer door zelf alle communicatie op je te nemen.
Tips voor de offerte en het tijdschema
Ga bij het uitbesteden slim om met het opstellen van offertes en het tijdschema. Zorg bijvoorbeeld dat je eerst de offerte van de onderaannemer hebt, voordat je jouw offerte aan je klant aanbiedt. Wacht je niet op de offerte van de ingehuurde freelancer en geef je al een offerte uit aan je klant, dan kun je jezelf in de vingers snijden. Het tarief van de ingehuurde freelancer kan namelijk hoger zijn dan je had verwacht. Verder is het bij een groot project niet vreemd om in je offerte een soort honorarium voor projectmanagement op te nemen. Hetzelfde geldt voor het tijdschema van het project. Houd altijd extra marge aan als je een tijdsinschatting maakt. Als jouw onderaannemer bijvoorbeeld vertelt dat het eerstvolgende traject op maandag klaar zal zijn, vertel je opdrachtgever dan dat het werk een paar dagen later afgerond zal zijn. Wordt het werk daadwerkelijk op maandag opgeleverd, dan maak jij een goede indruk bij je opdrachtgever. Lukt dit toch niet, dan voorkom je teleurstellingen en het uitlopen van het tijdschema.
Meningsverschillen
Tijdens je samenwerking met een onderaannemer kan er een meningsverschil ontstaan. Bijvoorbeeld over de kwaliteit van het werk, over de werkwijze of over de richting die de freelancer in wilt gaan. Maak je ingehuurde freelancer dus altijd duidelijk dat, in deze setting, jij de opdrachtgever bent en dat je verwacht dat ze in dezelfde mate service verlenen zoals jij dat zou doen. Maar behandel je onderaannemer altijd zoals jij zelf behandeld wilt worden. Luister dus naar zijn mening, want deze freelancer is immers ook ervaren. Het samenwerken met onderaannemers kan voor jezelf een goede leerschool zijn. Het drukt je namelijk met de neus op de feiten wat betreft jouw werkhouding. Je ervaart nu zelf hoe het is om aan de kant van de ‘opdrachtgever’ te staan. Alleen daarom al zou je het uitbesteden van werk een keer moeten proberen.
Toch is het uitbesteden van werk niet voor iedereen de beste keuze. Sommige freelancers zijn hierover super enthousiast en zien het als dé manier om meer winst te maken en op den duur te kunnen uitbreiden met hun bedrijf. Anderen werken liever helemaal alleen of zien op tegen al het extra werk en de verantwoordelijkheid die uitbesteding met zich meebrengt. Voor hen is een samenwerkingsverband met een andere freelancer wellicht een betere optie.