Elke keer als je als ondernemer iets verkoopt of verhuurt, ontstaat er een overeenkomst. Dit brengt rechten en plichten met zich mee. Je verplicht je tot het leveren van een prestatie waar jouw klant recht op heeft. Ook kun je met een overeenkomst duidelijkheid scheppen over de werkrelatie die je hebt met een opdrachtgever. Als freelancer of zzp’er is het dus belangrijk dat je weet wanneer een overeenkomst of contract geldig is en welke regels er gelden.
Mondeling of schriftelijk
Bij een overeenkomst of contract, doet iemand een aanbod en accepteert de ander dat. Zo’n overeenkomst kan zowel mondeling als schriftelijk zijn. Beiden zijn bindend, hoewel het bestaan en de inhoud van een mondelinge overeenkomst moeilijk te bewijzen is. Verstandig is het dus om een afspraak altijd schriftelijk vast te leggen, zodat je hier later op kunt terugvallen. Het is immers belangrijk dat beide partijen weten wanneer het contract geldig is en welke regels er gelden. Laat de contractpartner de afspraken vervolgens afweten, dan is het mogelijk om naar de rechter te gaan of een incassobureau of deurwaarder in te schakelen.
Algemene voorwaarden
Omdat het veel werk is om voor iedere klant of opdrachtgever een nieuw contract op te stellen, is het handig om gebruik te maken van standaardbepalingen. Dankzij deze algemene voorwaarden hoef je niet bij elke transactie af te spreken onder welke voorwaarden je levert. Het opstellen van algemene voorwaarden is niet verplicht, maar kan wel uitkomst bieden als er zich conflicten voordoen. Toch kun je er soms, ondanks het hebben van algemene voorwaarden, niet omheen om alsnog een speciaal contract op te stellen, bijvoorbeeld omdat het om een groot project gaat.
Inhoud van een contract
In grote lijnen vermeldt een contract het product of de dienst die jij levert, voor welke prijs, en bevat het de aanvaarding door de klant. Hiernaast staan er afspraken in over de volgende zaken: prijs, duur van het contract, opzegtermijn, levering, gevolgen bij het niet nakomen van verplichtingen, betalingstermijn en garantie. Naast al deze afspraken, wordt de inhoud bepaald door de wet, gewoonte, redelijkheid en billijkheid. Verkoop je op afstand aan consumenten, bijvoorbeeld via internet, telefoon of per post, dan gelden er extra regels. Consumenten worden op deze manier meer beschermd tegen risico’s dan zakelijke klanten.
Ongeldigheid van een contract
Voorbeelden van overeenkomsten en contracten zijn: overeenkomst van opdracht, koopovereenkomst, huurcontract, vennootschapscontract en arbeidscontract. Om een geldig contract te sluiten, moet een persoon handelingsbekwaam zijn. Iemand die tekent mag dus niet jonger zijn dan achttien jaar, mag niet onder curatele staan en moet namens het bedrijf of de organisatie bevoegd zijn. Om van dit laatste zeker te zijn, controleer je de uittreksels uit het Handelsregister. Maar een contract kan door nog meer factoren ongeldig worden verklaard. Bijvoorbeeld als de inhoud van de overeenkomst in strijd is met de wet, goede zeden, openbare orde of redelijkheid en billijkheid. Verder is ontbinding ook mogelijk als er sprake is van dwaling of als de overeenkomst is aangegaan onder bedreiging, bedrog of misbruik.
Modelovereenkomst
Soms kan een opdracht voor één opdrachtgever langdurig zijn. Voor de Belastingdienst is het dan onduidelijk of er sprake is van een dienstverband of niet. Om hier duidelijkheid in te scheppen, kun je gebruikmaken van een modelovereenkomst. Opdrachtgevers en opdrachtnemers zijn in de wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) namelijk samen verantwoordelijk voor eventuele fiscale gevolgen als de Belastingdienst oordeelt dat er toch sprake is van een dienstverband. De wet DBA en modelovereenkomsten vervangen de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR), die sinds 1 mei 2016 is afgeschaft. Handhaving van de wet DBA is uitgesteld tot 2018 en tot die tijd is de modelovereenkomst niet verplicht, maar wel gewenst. Op de website van de Belastingdienst kun je voor verschillende branches en beroepsgroepen modelovereenkomsten downloaden.
Hieronder een overzicht van de belangrijkste zaken die in een overeenkomst moeten staan en waar je goed op moet letten:
-
de identiteit van de bevoegde partijen in de overeenkomst;
-
of de ondertekenaars bevoegd zijn en beschikken over de te leveren diensten of goederen;
-
wat de rechtsgrond is van de overeenkomst (bijvoorbeeld koop of huur);
-
welke prestaties er van partijen bij de overeenkomst worden verwacht;
-
of aan de wettelijke voorschriften wordt voldaan (veel voorschriften zijn gebaseerd op het Burgerlijk Wetboek en zijn van dwingend of regelend recht. Bij een koop- en huurovereenkomst gelden specifieke wettelijke regels.);
-
of beide partijen beschikken over voldoende informatie;
-
hoe, waar en wanneer er wordt geleverd;
-
wat de kwaliteit en kwantiteit is van de leverantie;
-
hoe het eventuele transport is geregeld en door wie;
-
of er een regeling is voor eventuele schade;
-
wanneer het risico van schade of verlies van de zaken overgaat op de wederpartij;
-
wie de zorg en kosten draagt voor het afsluiten van een eventuele verzekering;
-
wanneer en hoe er wordt betaald (contant/ of bank, valuta, termijn);
-
welke zekerheden er zijn gewenst voor de afdekking van risico's (aanbetaling, bankgarantie, vrijwaring, borgstelling, eigendomsvoorbehoud, pand of hypotheek);
-
welke sancties er staan op niet-nakoming (vertragingsrente of boetebeding);
-
hoe geschillen worden opgelost;
-
welke arbiter of rechter er is bevoegd;
-
of een kettingbeding of een ander (derden)beding noodzakelijk is;
-
wie de kosten van de overeenkomst betaalt;
-
hoe de overeenkomst eindigt (door nakoming ineens, door opzegging of door verloop van tijd, door overlijden van een van de partijen etc.);
-
het recht van welk land geldig is, indien de overeenkomst geheel of ten dele in het buitenland wordt uitgevoerd;
-
of aanvullende afspraken over belastingen noodzakelijk zijn (over bijvoorbeeld de omzetbelasting).